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SAP Business All-In-One pour les Sociétés de Services (SSII)

Comme beaucoup de sociétés de services à forte croissance, Applium avait négligé son propre système d'informations. Pendant plusieurs années, l'activité de la société était gérée dans Excel, avec des tableaux de plus en plus lourds et complexes, et dans EBP Gestion Commerciale pour la génération des factures et des commandes fournisseurs.

Le résultat de la société n'était connu de manière précise que lorsque le cabinet comptable effectuait le bilan annuel, soit plusieurs semaines après la fin de l'exercice.

En résumé, Applium était confronté aux problèmes suivants :

• Impossibilité de piloter le résultat de l’entreprise en temps réel (pas de compte de résultats mensuel),
• Perte de CA et marge lié à l’oubli de facturation de jours, de notes de frais…
• Pas de lien entre les commandes clients et les factures fournisseurs,
• Pas de pilotage fin de l’activité et des marges,
• Pas de suivi des budgets,
• Pas de gestion de trésorerie,
• ...

En octobre 2007, Applium a décidé de mettre en place une véritable solution de gestion de son activité. Après une étude du marché et des différentes solutions disponibles, Applium a fait le choix de SAP ECC6. En mars 2008, la société gérait l'ensemble de ses processus avec SAP.

Fort du succès de cette mise en œuvre et de la performance de la solution SAP pour répondre aux problématiques d'une SSII comme Applium, décision est prise de proposer cette solution aux SSII ayant les mêmes problématiques de gestion.

La solution SAP pour SSII proposée par Applium s'incrit dans le cadre du programme SAP All-In-One de SAP (cliquer ici pour plus d'informations sur SAP All-In-One), visant à accélerer, simplifier et sécuriser la mise en oeuvre des solutions SAP.

La solution est nommée JASPE : Le Jaspe est une pierre qui apporte de la vitalité physique, du courage et de l’esprit d’entreprise

La solution JASPE est parfaitement adaptée aux sociétés de petites tailles. Applium réalisait 8 M€ de CA lorsque il a déployé SAP en interne et le plus petit client utilisateur réalise un CA de 1,2 M€. Bien entendu, fort de la puissance et de la richesse fonctionnelle de SAP, JASPE est également en mesure de répondre aux besoins de sociétés plus importantes, disposant de multiples agences et d’une présence internationale. Les utilisateurs de la solution Jaspe dispose d'un socle solide, SAP ERP ECC6, permettant d'accéder à l'ensemble du catalogue de solutions SAP/Business Objects.

La solution JASPE répond en standard à la majorité des enjeux des sociétés de services informatiques. Ce pré-paramétrage, totalement modifiable si nécessaire, permet de réduire de manière significative les risques et les délais de mise en œuvre. Dans la plupart des cas, la mise en œuvre s’effectue dans un délai de 8 à 16 semaines et l'équipe projet se concentre sur des tâches telles que la reprise des données, l'adaptation des formulaires et la formation des utilisateurs.

Le coeur de la solution est le module de gestion " à l'affaire" (module PS de SAP). Chaque prestation de service réalisée, qu'elle soit facturée ou non, qu'elle soit réalisée par un salarié ou un sous-traitant, qu'elle soit facturée mensuellement au temps passé ou au forfait selon un échéancier défini préalablement, fait l'objet d'un projet dans ce module. Les ventes de licences, de maintenance ou de matériels sont également gérées dans le module de gestion "à l'affaire".

La solution JASPE contient en standard :

• les processus pré-paramétrés
• la documentation (guides utilisateurs, supports de formation...) correspondant aux processus fournis
• les rôles utilisateurs
• des outils de reprise des données
• de nombreux états de reporting

De nombreux états sont fournis en standard, dont les états suivants :

• Etat Balance âgée – clients : détail et tri/filtre par facture, par client, par date…
• Etat Balance âgée – fournisseurs : détail et tri/filtre par facture, par client, par date…
• Analyse des projets : Analyse du CA, des coûts et de la marge par projet et par mois
• Compte de résultat mensuel : Suivi de l’évolution du compte de résultat par mois
• Chiffre d’affaires client : CA HT et TTC par client et par mois avec possibilité de tri
• Suivi d’activité commercial : Liste des factures par projet et comparaison avec les factures des sous-traitants
• Staffing : Temps passés par consultant et par type d’imputation (mission, formation, intercontrat, congés…)
• ...
  

Méthodologie adaptée aux PME/PMI
En complément de cette approche « pré-paramétrage par secteur d’activité », SAP propose une méthodologie de mise en œuvre simplifiée, ASAP FOCUS.

Cette méthodologie définit les différentes étapes du projet, de l’avant-vente jusqu’au démarrage opérationnel et liste les tâches à réaliser, aussi bien du coté de l’intégrateur que du client.

A chaque étape de la mise en œuvre, des outils et guides sont proposés pour accélérer et simplifier la réalisation des tâches : plan de mise en service, procédures de tests, matrice de reprise des données clients, stratégie des rôles et autorisations, documentation utilisateur, formulaires et états utilisables en l’état et personnalisables…

Les consultants APPLIUM maîtrisent l’ensemble des étapes de la méthodologie ASAP FOCUS.

Mise en œuvre rapide et sans risque

Applium, partenaire DVA et intégrateur SAP, connait les exigences particulières de votre secteur. En parallèle de leur expérience dans le cadre de la mise en œuvre et de la maintenance de SAP auprès de grands comptes industriels et du tertiaire, les consultants Applium ont acquis une véritable expérience dans la mise en œuvre de SAP au sein de PME/PMI.

La maîtrise des processus pré-paramétrés de la solution All-In-One associée à la connaissance de la méthodologie de mise en œuvre ASAP Focus permettent aux consultants d’Applium de mettre en œuvre SAP ERP dans des délais très courts et d’éviter les risques habituels des projets d’implémentation. Dans la plupart des cas, moins de 16 semaines sont suffisantes pour réaliser un projet complet (incluant la reprise des données de l’ancien système et la formation des utilisateurs). Bien entendu, plus une entreprise cliente sera en mesure de s’approprier les processus proposés en standard (et donc moins elle souhaitera étudier et mettre en œuvre des fonctionnalités supplémentaires ou modifier le paramétrage proposé en standard), plus les délais de mise en œuvre seront courts.

A titre d’exemple, le budget pour mettre en œuvre SAP ECC6 en utilisant l’approche SAP Business All-In-One dans une Société de Services d’environ 50 personnes (dont 45 personnes "facturables" et 5 administratifs), peut s’établir comme suit :

• Licences SAP :                25 000 € HT
• Services :                      65 000 € HT
• Serveurs :                     20 000 € HT
• TOTAL :                     110 000 € HT

L'estimation ci-dessus est faite sur la base des hypothèses suivantes :  

• Licences SAP complètes pour 5 utilisateurs nommés complets (ayant accès à toutes les fonctionnalités de SAP), 10 utilisateurs dits "Employés" (accès aux transactions de saisie des temps et des notes de frais) et 35 utilisateurs dits "ESS" (accès aux transactions de saisie des temps uniquement), avec la base de données SQL Server ou MaxDB.
• Services incluant l’ensemble des prestations nécessaires à la mise en oeuvre des processus standard de la solution (migration des données, formation des utilisateurs, réalisation de la documentation, personnalisation des formulaires et états de reporting...), dans le cadre d’un forfait avec engagement sur les résultats.
• Infrastructure technique à base de Windows Server constituée d’un serveur de production, d’un serveur de qualité/tests et d’un serveur de développement.

Pour en savoir plus sur l'offre All-In-One de SAP, cliquer sur ce lien.